歓迎会・送別会の日程調整には、普通の飲み会にはない制約があります。
主役が来られなければ意味がなく、しかも主役は新人や異動者で、遠慮して本当の都合を言いにくい立場です。
のみらくなら、主役の予定を軸に候補日を出し、部署全員の都合をURL共有だけで集められます。
よくある困りごと
全員に候補日を投げてから主役が来られないと分かると、最初からやり直しです。新人は遠慮して「大丈夫です」と言ってしまうので、幹事が先に丁寧に確認する必要があります。
退職や異動の送別会は、最終出社日までに開かないと意味がありません。引き継ぎで忙しい時期に、本人の都合と部署全員の都合を短期間で合わせる必要があります。
歓迎会の主役は、部署のLINEグループやSlackにまだ参加していないことが多いです。ツールにログインが必要だと、主役にだけ別の案内をしなければなりません。
部長は月末が忙しく、若手は金曜の夜を空けたくない。歓迎会は全員参加が前提になりやすいため、幅広い年代の都合を1回で合わせる難しさがあります。
のみらくで解決できること
登録もログインも不要なので、まだグループに入っていない新人や、社外に出る退職者にもURL1つで回答してもらえます。
「アプリを入れてください」と主役にお願いする必要がありません。
誰がどの日に来られるかが一覧で見えるので、「部長と主役が両方○の日」をすぐに見つけられます。
集計の転記作業がないため、引き継ぎで忙しい時期でも幹事の負担が増えません。
送別会のように締め切りが決まっている調整では、回答期限を2〜3日に設定して一気に決めます。
期限があることで、後回しにされにくくなります。
参加者をカテゴリ分けして会費を変えられるので、主役は無料、役職者は多め、若手は少なめといった傾斜配分がそのままできます。
支払い状況も同じページで確認でき、当日の受付がスムーズになります。
手順
候補日を全員に出す前に、主役に空いている日を3〜5個聞きます。
新人には「遠慮せず、本当に空いている日を教えてください」と一言添えると、正直な都合を教えてもらえます。
主役が来られる日だけを候補日にしてのみらくでイベントを作成します。
こうすれば、どの日に決まっても主役が来られない事態は起きません。
発行されたURLを部署のLINEグループやメールに貼り、主役にも個別に送ります。
回答期限は3日以内に設定し、「主役の予定を優先して決めます」と添えておきます。
候補日ごとの一覧から、上司と主役の両方が○で、参加可能人数が最も多い日を選びます。
確定後は同じURLでお店候補の投票と会費設定に進めます。
依頼文の例
日付とURLを差し替えるだけで使えます。 回答期限と△の意味を書いておくと、回答が揃いやすくなります。
【〇〇さんの歓迎会 日程調整】
お疲れさまです、幹事の△△です。
〇〇さんの歓迎会を開きたいので、下のURLから都合の良い日を○△×で教えてください。
候補日は〇〇さんのご都合を確認した日だけに絞っています。
回答期限は〇月〇日（〇）までです。
https://www.nomiraku.com/e/xxxxxxxx
会費は主役無料、他の方は後日同じURLでご案内します。
うまくいくコツ
着任から時間が経つほど、歓迎会の意味が薄れます。
着任が決まった時点で候補日の調整を始め、初出社の週には日程が決まっている状態が理想です。
最終出社日の前日は本人が引き継ぎと挨拶回りで最も忙しい日です。
1週間前までに開けば、本人も落ち着いて参加でき、当日欠席のリスクも減ります。
部長や役員は候補日を出してから予定が入ることが多いです。
主役の空き日が分かった時点で上司にも先に確認し、両方が揃う日だけを候補にすると1回で決まります。
グループに貼ったURLだけだと、主役はまだ見ていないことがあります。
「あなたの歓迎会なので、都合の良い日を優先します」と個別に送ると、安心して本当の都合を答えてもらえます。
こんなシーンで
FAQ
はい。主役が来られない歓迎会は成立しないため、候補日を全員に出す前に主役の空き日を直接確認し、その日だけを候補にするのが確実です。新人は遠慮しがちなので、「本当に空いている日を教えてください」と添えて聞くのがコツです。
はい。のみらくは登録もログインも不要なので、URLをメールや個別のメッセージで送るだけで回答できます。グループに参加していない人や、社外に出る退職者にも同じURLを使えます。
最終出社日の1週間前までがおすすめです。前日や直前は本人が引き継ぎと挨拶回りで最も忙しく、当日欠席のリスクも高まります。異動や退職が決まった時点で、回答期限を2〜3日に設定して一気に決めましょう。
はい。参加者をカテゴリ分けして会費を変える傾斜配分に対応しているので、主役は無料、役職者は多め、若手は少なめといった設定がそのままできます。支払い状況も同じページで管理できます。
はい。主役が複数いる場合は、全員の空き日を先に確認し、共通して空いている日だけを候補にしてイベントを作成します。一次会・二次会で参加者が変わる場合は、部を分けて出欠を取ることもできます。
完全無料です。イベントの作成数、参加人数、機能に制限はなく、追加課金もありません。
その他の質問はよくある質問（FAQ）をご覧ください。