「15人の忘年会、LINEで候補日を聞いたら1週間経っても半分しか返事が来ない——」 幹事を何度か経験してきた僕（タクミ）が、まさにこの状況に陥ったときの話です。 結論から言うと、やり方を変えたらたった3日で日程が確定しました。 この記事では、僕が実際に試行錯誤した日程調整の体験談を、データも交えてお伝えします。 これから飲み会の幹事をやる方の参考になれば嬉しいです。
飲み会の日程調整は、次の5つの順番で進めると決まりやすくなります。
候補日の選び方や例文など細かいところは、このあとの体験談と例文で紹介します。
誰を呼ぶ会なのか、何人くらいか、1人いくらまでか、どの駅の近くで開くかを最初に決めます。
ここが曖昧なまま候補日を出すと、日程が決まってからお店が見つからず、やり直しになります。
歓送迎会や部署の飲み会は、主役や上司が来られない日に決めても意味がありません。
全員に聞く前に、外せない人にだけ2〜3週間分の空いている日を聞いておきます。
人数の多い会や金曜の夜は、日程より先にお店が埋まります。
行きたいお店の空きを予約サイトで確かめてから、候補日を5〜7日に絞ります。
曜日を1つに偏らせず、平日と金曜を混ぜると、生活リズムの違う人も答えやすくなります。
回答期限は、お店を予約したい日の前日に置きます。
目安は、依頼を送ってから3日後です。
「12/4（金）まで」のように日付で書くと、後回しにされにくくなります。
期限までに全員の回答がそろうことは、ほとんどありません。
主賓が参加でき、8割ほどが参加できる日があれば、その日に決めてお店を押さえます。
未回答だった人には、決まった日程を伝えて参加できるかを個別に聞けば十分です。
去年の11月、部署の忘年会の幹事を任されました。参加予定は15人。 「いつもの感じでいいか」と軽い気持ちでLINEグループに「12月の忘年会、都合いい日を教えてください！」と投げたのが失敗の始まりでした。
最初の3日で返事をくれたのは5人だけ。しかも「いつでもいいよ」「金曜以外で」みたいなふわっとした回答ばかり。 残りの10人にはスタンプすら返ってこない。翌週に「まだの人お願いします！」とリマインドしても、追加で2人しか反応がない。 個別にDMで催促し始めたら、それだけで丸2日かかりました。
後から計算してみて納得しました。1人が特定の日に空いている確率を70%と仮定すると、15人全員が同じ日に空いている確率はわずか0.5%。 つまり候補日を1日だけ出して「全員来れる？」と聞くのは、最初から無理ゲーだったわけです。
忘年会の反省を活かし、年明けの新年会では作戦を変えました。 まず候補日の出し方を工夫し、日程調整ツールを導入したんです。
前回の失敗から学び、候補日の選び方を意識しました。
前回の最大の失敗は、LINEで自由記述式に聞いたことでした。 今回はのみらくの日程調整機能を使い、URLひとつで回答できるようにしました。 飲み会に特化した使い方の手順は飲み会・懇親会の日程調整ページにまとめています。
各ツールの特徴を比較したい方は飲み会の日程調整ツール徹底比較の記事もどうぞ。
そしてもうひとつ意識を変えたのが、「全員一致を目指さない」ことでした。
15人中12人（8割）が参加できる日があればOK。全員一致を目指すと永遠に決まらない。
主賓や上司など「必ず来てほしい人」のスケジュールだけ優先し、 それ以外は最大多数の原則で決定。不参加の人には「次回はぜひ！」と伝えることで、 関係も悪くなりませんでした。
| 項目 | Before（LINE） | After（のみらく） |
|---|---|---|
| 日程確定まで | 2週間 | 3日 |
| 回答率 | 約50%（催促後に70%） | 93%（15人中14人が回答） |
| 催促に使った時間 | 丸2日（個別DM） | 5分（未回答者にURLを再送） |
| 幹事のストレス | もう二度とやりたくない | 余裕。お店選びに時間を使えた |
一番大きかったのは精神的な負担の違いです。 LINEでの催促は「返事まだですか？」と何度も送ることになり、こちらも相手も気まずい。 ツールだと回答状況が見えるので、未回答の人にだけピンポイントでリマインドすれば済みます。
僕が実際に送って反応がよかった文面を、そのまま使える形で載せておきます。
【】の部分を書き換えて使ってください。
どの文例も「目的・回答方法・回答期限」を最初のメッセージで伝えきるのがポイントです。
案内文全般の書き方は飲み会の案内・連絡の書き方ガイドにもまとめています。
何度か幹事をやるうちに「これをやると回答が早い」というパターンが見えてきました。
日程が決まってホッとするのは分かりますが、ここからの動きが早いかどうかで幹事の評価が決まります。
日程確定から当日までの準備や、イベント後のフォローアップについては飲み会後のフォローアップ術もあわせてチェックしてみてください。
幹事を何度かやってみて分かったのは、日程調整のストレスは「個人の頑張り」ではなく「仕組み」で解決すべきだということ。 LINEで気合いで集めようとしていた頃は毎回疲弊していましたが、候補日の出し方を工夫し、ツールを活用し、「8割参加でOK」と割り切るだけで、驚くほどスムーズに決まるようになりました。
特に10人を超える飲み会では、全員一致の日程が見つかる確率は数パーセント以下です。 これは幹事が悪いのではなく、確率的に無理なだけ。 だからこそ、ツールで効率化して、浮いた時間をお店選びや席順の工夫に使うほうが、 結果的にいい飲み会になると思います。
のみらくなら、候補日の提示から回答収集・日程確定まで1つのURLで完結。 アカウント登録不要で、参加者はスマホからワンタップで回答できます。 次の幹事はぜひ試してみてください。
Webエンジニア歴10年以上。50回以上の幹事経験をきっかけに、のみらくを個人で開発・運営しています。企業の懇親会から友人同士のカジュアルな飲み会まで、さまざまなシーンで培った実体験をもとに、幹事ノウハウを発信しています。
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