歓送迎会の幹事完全ガイド｜準備から当日まで

幹事を頼まれた直後、僕がまずやったのは先輩に直接声をかけることだった。 「最後の週、どこか夜空けられる日ありますか？」と、さりげなく聞いた。 ここで大事なのは、送別会とは言わないこと。サプライズ要素を残しておきたかったからだ。

先輩の最終出社日は金曜日。その前の水曜なら大丈夫とのことだったので、そこを軸に固めることにした。 異動や退職の場合、最終出社日の2〜3日前がベストだと思っている。 最終日だとバタバタするし、1週間以上前だと「まだ実感が湧かない」という声をもらったこともある。

日程が水曜に決まったので、次はお店探し。先輩は日本酒が好きだったから、 個室のある和食居酒屋を中心に探した。ここで僕がこだわったのは3つ。

ここからが一番バタつく時期だ。僕は1週間前を“準備のピーク”と呼んでいる。 同時並行で3つのことを進めた。

3日前になったら、参加者全員にリマインドを送る。 「水曜19時、○○居酒屋です。場所はこちら→（Google Mapsリンク）」くらいシンプルでいい。 ただし、このタイミングで必ずやっておくべきことがある。

• お店に最終人数を連絡——ドタキャンで人数が変わることもあるので、2日前が確定のリミット
• 花束の予約確認——当日の18時に受け取れるよう花屋に電話。予約なしだと希望の花束が作れないことがある
• 席順を決める——主賓は奥の上座。隣には仲の良い同僚を配置した。部長は主賓の向かい側に
• 写真係を指名——これを忘れると、あとで“集合写真がない”という悲劇が起きる

当日の流れで一番大事なのは、幹事が誰よりも早く会場にいることだ。 僕は18時半に会場入りして、席札を並べ、プレゼントと花束をスタッフに預けた。

歓談中、僕は席に座らずにウロウロしていた。これは意図的にやっている。 幹事が一箇所に固まると、料理の追加注文やドリンクの補充に気づけない。 「あの人のグラスが空いてるな」と気づいて店員に声をかける——地味だけど、これが参加者の満足度を上げるコツだ。

実際にやらかした失敗と、そこから学んだこと

50回以上幹事をやってきた中で、恥ずかしい失敗もたくさんある。 同じ轍を踏まないよう、リアルなやらかしエピソードを3つ共有したい。

翌朝、先輩と参加者にそれぞれメッセージを送った。 先輩には「昨日は楽しい時間をありがとうございました。新天地でのご活躍、応援しています」と個別に。 参加者には「昨日はお忙しい中ありがとうございました！」とグループチャットで。

たった1分の作業だけど、これをやるかやらないかで印象が全然違う。 翌日のお礼メッセージは、幹事の最後の仕事だと思っている。