こんにちは、タクミです。Webエンジニアとして働きながら、気づけば50回以上の飲み会幹事をこなしてきました。 先日、社内の後輩から"タクミさん、幹事って何が一番つらいですか？"と聞かれて、思わず苦笑い。 つらいことなんて山ほどあるんですが、一言で答えるのは難しいんですよね。
そこで今回は、僕自身の経験に加えて、社内外の幹事経験者15人にざっくばらんに聞いてみた “幹事のリアルな悩み”を、相談室形式でお届けします。 よくある悩みに対して、僕なりの回答と失敗から学んだ対処法をまとめました。
まず、聞き取りの結果を簡単にまとめます。複数回答ありで聞いたところ、こんな結果になりました。
ぶっちぎりのトップは日程調整。これは僕も激しく同意です。 以下、それぞれの悩みについて、実際に寄せられた相談と僕なりの回答をお伝えします。
20人の部署忘年会で幹事を任されました。LINEで候補日を送ったのですが、3日経っても半分しか返事が来ません。 催促のメッセージを送ったら"忙しいんだけど"みたいな空気になって...。どうすればよかったんでしょうか。
——入社2年目・初幹事のAさん
これ、めちゃくちゃわかります。僕も最初の頃はまったく同じ状況でした。 入社3年目のとき、15人の歓迎会の日程調整で1週間返事を待ち続けて、結局お店の予約が間に合わなくなった経験があります。
あの失敗から学んだのは、催促が必要になる状況をそもそも作らないことです。 具体的には、最初のメッセージで"○月○日（金）18時までに回答がない場合は「どの日でもOK」として進めます"と一文入れておく。 これだけで催促の気まずさが劇的に減ります。
ちなみに僕のここ2年の運用ルールはこんな感じです。
日程調整の詳しいコツは別の記事にもまとめているので、合わせて読んでみてください。 のみらくを使えば未回答者が一覧で見えるので、"誰に催促すればいいか"が一目でわかるのも助かっています。
飲み会の翌日に"今度払うね"と言われたきり、2週間。もう一度催促したら"あ、忘れてた！今度ね"と。 3,500円なんですけど、自分が立て替えてるのがモヤモヤして仕方ありません。
——幹事歴2年のBさん
お金の問題は、金額の大小に関わらずストレスが大きい。3,500円でも1万円でも、"あの人にお金の催促をしないといけない"というプレッシャーは同じですよね。
僕が過去に一番きつかったのは、部長が5,000円の会費を3ヶ月未払いだったケース。 上司に"お金払ってください"とは本当に言いづらかった。 結局、別の飲み会の精算のタイミングでまとめて回収しましたが、あれは二度とやりたくない。
この経験から、僕は事前徴収を徹底するようになりました。 飲み会の3日前までに支払い完了をルールにして、当日の金銭授受をゼロにする。 これだけで幹事のストレスが体感で半分になります。
タクミの会費トラブル防止3原則
会費設定のコツも参考にしてみてください。 のみらくでは参加者ごとの支払いステータスが管理できるので、"誰が未払いか"を自分の記憶に頼らなくて済むのが地味にありがたいです。
予算と立地を考えて選んだお店なのに、当日"もっと良い店あったんじゃない？"と言われてしまいました。 自分なりに頑張って探したのに、報われない感じがしてつらいです。
——幹事歴1年のCさん
これは幹事あるあるの中でも、精神的ダメージが特に大きいやつ。 僕も入社4年目のとき、10人の送別会で選んだ居酒屋が"料理が微妙"と言われて、かなり凹みました。 食べログ3.5以上、個室あり、駅徒歩5分、予算4,000円——条件に合う店を2時間かけて探したのに。
あの件以来、僕がやっているのは"幹事が独断で決めた"という形にしないこと。 具体的には、候補を2〜3店に絞って参加者に投票してもらいます。 みんなで選んだ店なら、仮に微妙でも"自分たちで選んだしな"となって不満が出にくい。
遅刻者のフォロー、飲み放題の時間管理、会費の回収...ずっと気を張っていて、 結局自分はほとんど食べられませんでした。"幹事さんも楽しんで"って言われても無理ですよね。
——幹事歴3年のDさん
わかりすぎて首がもげそうです。僕が30回目くらいの幹事でようやく気づいたことがあって、 それは"当日に考えることを減らす"のが唯一の解決策だということ。
たとえば、会費を事前徴収にするだけで当日のタスクがひとつ消えます。 遅刻者用の案内（店の住所・電話番号・最寄り出口）を事前にテンプレ化しておけば、 当日LINEが来ても即コピペで返せる。乾杯や締めの挨拶は、前日までに誰かにお願いしておく。
もうひとつ、僕が実践しているのは"サポート係"の指名です。 信頼できる同期や後輩に"写真係"や"二次会の店探し係"をお願いすると、自分の負荷がかなり減る。 一人で全部やろうとするから疲弊するんですよね。
"何時から？""場所どこ？""会費いくら？"——LINEで案内したはずなのに、 同じ質問が3人から来ました。そのたびに返信するのが正直しんどいです。
——幹事歴5年のEさん
5年幹事やっても解消しないのか...と思うかもしれませんが、これはツールの問題です。 LINEのグループチャットって、情報がどんどん流れていくので、後から探すのが面倒なんですよね。 だから参加者は悪気なく"もう一回教えて"と聞いてくる。
解決策はシンプルで、情報を1つのページにまとめて、そのURLだけを共有すること。 日時、場所、地図、会費、参加者一覧——全部1ページにあれば、"ここ見て"の一言で済みます。
僕は以前Googleスプレッドシートで管理していた時期もありましたが、 今はのみらくでイベントページを作って共有しています。 1つのURLに情報が集約されているので、"何時から？"と聞かれたらURLを送るだけ。これが本当に楽。
最後に、50回以上の幹事経験（と数えきれない失敗）から辿り着いた、僕なりの運用ルールを共有します。幹事のコツまとめや失敗エピソード集にも通じる内容です。
ルール1: 完璧を目指さない
全員参加、全員満足なんて無理。7割の人が"まあ良かったな"と思えたら大成功。 入社3年目の頃、22人全員が参加できる日を探して3週間消費し、結局忘年会が消滅した苦い経験から学びました。
ルール2: 仕組みで解決する
催促、集金、情報共有——"人力で頑張る"と疲弊します。 ツールを使って自動化・可視化できる部分は徹底的に仕組み化する。 個人の頑張りに頼る運用は長続きしないというのが、50回幹事をやっての結論です。
ルール3: 一人で抱え込まない
サポート係の指名、お店選びの投票化、幹事の持ち回り制——"みんなのイベントはみんなで作る"空気ができると、幹事の負担は劇的に軽くなります。 それに、周りも"次は自分が手伝おう"という気持ちになってくれるんですよね。
幹事の悩みって、一人で抱えているとどんどん大きくなるんですよね。 でも、今回15人に話を聞いてわかったのは、みんな同じようなことで悩んでいるということ。"自分だけがつらい"わけじゃないと知るだけでも、少し気が楽になりませんか。
僕自身、最初の頃は幹事が嫌で仕方なかったけれど、 仕組み化と割り切りを覚えてからは"まあ、やってもいいか"くらいにはなりました。 この記事が、今まさに幹事で悩んでいる誰かの参考になればうれしいです。
この記事で触れた日程調整・出欠管理・会費管理の悩み、のみらくなら1つのURLで解決できます。 無料で使えるので、次の幹事のときに試してみてください。
Webエンジニア歴10年以上。50回以上の幹事経験をきっかけに、のみらくを個人で開発・運営しています。企業の懇親会から友人同士のカジュアルな飲み会まで、さまざまなシーンで培った実体験をもとに、幹事ノウハウを発信しています。
運営者について詳しく