失敗から学ぶ飲み会幹事術

これは僕が入社2年目、初めて幹事を任されたときの話です。 マーケティング部22人の忘年会。「せっかく初めて幹事を任されたんだから、全員参加の忘年会にしてやろう」と意気込みました。

まず候補日を3つ出して、部のSlackチャンネルで聞いたんです。 すると「その週は出張です」「子供の発表会が...」と、どの日も3〜4人はNGが入る。 「じゃあこの日は？」と候補を追加するたびに、別の誰かが引っかかる。 候補日は最終的に12日まで膨れ上がりました。

それでも全員OKの日は見つからず、調整を始めてから3週間が経過。 12月も後半に入り、「もう年内は無理だから新年会にしよう」という空気に。 ところが年明けは年明けで繁忙期に突入し、結局その忘年会は二度と開催されませんでした。

22人もいれば、全員の予定が合う日なんて存在しないんです。 当たり前のことなのに、当時の僕にはそれが分かっていませんでした。

これも僕の失敗です。入社3年目、開発チーム12人での歓迎会の幹事をやったときのこと。 新宿の居酒屋で飲み放題付きコース4,500円を予約しました。

新しく入ったメンバーの中に、甲殻類アレルギーの田中さん（仮名）がいることは聞いていました。 でも「コース料理だし、エビが出ても自分で避ければ大丈夫だろう」と軽く考えて、 お店への連絡は特にしませんでした。

ところが当日、メインの鍋に入っていた「つみれ」にエビのすり身が練り込まれていたんです。 見た目は普通の鶏つみれ。田中さんが一口食べた直後、唇が腫れ始めて、呼吸も苦しそうになって。 慌ててエピペンを打ち、タクシーで病院に駆け込みました。

幸い大事には至りませんでしたが、歓迎会は途中で解散。 田中さんには本当に申し訳ないことをしました。 「自分で避ければいい」なんて考えは、命に関わる場面では絶対に通用しません。 このときの反省が、僕の幹事としての姿勢を根本から変えました。

3つ目は、同僚のユウスケの話です。 営業部18人の送別会を企画して、渋谷の居酒屋で飲み放題付きコース5,000円を予約しました。

ユウスケは案内メッセージで「参加の方は“参加”とリアクションしてください」と送り、 18人全員から参加の反応をもらっていました。 ただ、キャンセルについてのルールは何も伝えていなかったんです。

前日の夜、「明日の商談が長引きそうなので欠席で...」「体調崩したので...」と2人からキャンセルの連絡が。 当日にはさらに3人から「すみません、急用で...」と。 合計5人のドタキャンで、5,000円 x 5人 = 25,000円のキャンセル料が発生しました。

ユウスケは残りの13人に「ドタキャン分を割り勘にさせてほしい」と頼みましたが、 「えっ、なんで来てない人の分まで払うの？」と当然の反発。 結局ユウスケが25,000円を自腹で払いました。 後日「もう二度と幹事はやらない」と言っていたのが印象に残っています。

この話を聞いたとき、僕は「明日は我が身だ」と思いました。 ドタキャンは防げなくても、金銭的なダメージは仕組みで防げるんです。