日程調整の依頼を送って、既読はつくのに返事が来ない。
幹事なら誰もが経験する場面ですが、原因の多くは参加者の性格ではなく、依頼の出し方にあります。
このページでは、既読スルーが起きる理由と、催促しなくて済む依頼の作り方、それでも返事がない人への角が立たない催促文をまとめました。
原因
「空いてる日を教えてください」は、参加者に自分の予定を見て文章を書く作業を求めています。
候補日を出して○△×で選ぶだけにすると、答える負担が10分の1になります。
期限のない依頼は「後で答えよう」と思われ、そのまま忘れられます。
期限を明記するだけで、多くの人は期限の前日までに答えます。
「来週の予定がまだ分からない」人は、分からないから答えません。
△という選択肢があれば、確定していなくても「調整すれば行ける」と答えられます。
LINEグループでは、依頼の直後に雑談が続くと数時間で画面から消えます。
回答ページがURLとして独立していれば、後から探さなくても開けます。
人数が多いほど「自分1人くらい」と思われやすくなります。
「未回答は参加として扱う」と宣言しておくと、答えないことが本人の不利益になります。
予防
候補が多すぎると答えるのが面倒になり、少なすぎると全員が揃う日がなくなります。
○△×なら予定が確定していない人も答えられます。
1週間先だと後回しにされ、当日だと間に合いません。
「〇月〇日（〇）まで」と曜日まで書くと、見た瞬間に自分の予定と照らせます。
「8割が○の日で決めます」「期限までに回答がない人は参加扱いにします」と最初に書きます。
答えないと自分に不都合が起きると分かれば、返事は早くなります。
LINEの投稿は流れますが、URLは流れません。
のみらくのような登録不要のツールでURLを発行しておくと、参加者は後からでも開いて答えられ、幹事は誰が未回答かを一覧で確認できます。
回答済みの人の名前が見えると、「自分だけ答えていない」ことが分かり、後回しにしにくくなります。
催促
催促は全体に流さず、未回答の人にだけ個別に送ります。
全体に「まだの人は回答を」と送ると、答えた人にとっては催促され損になり、次回から協力してもらいにくくなります。
文面は「責めない」「答えやすくする」「期限を書く」の3点を押さえます。
期限前日（1回目）
〇〇さん、お疲れさまです。
〇〇の日程、まだ伺えていなかったので、明日までに下のURLから教えてもらえると助かります。
△でも大丈夫です。
https://www.nomiraku.com/e/xxxxxxxx
期限当日（2回目・最後）
〇〇さん、たびたびすみません。
本日中に回答がなければ、〇日で確定して参加扱いにさせてもらいますね。
難しければ×だけでも教えてください。
https://www.nomiraku.com/e/xxxxxxxx
上司・目上の人へ
〇〇部長、お忙しいところ失礼いたします。
〇〇の日程について、〇日までにご都合を伺えますと幸いです。
候補日は下のURLからご確認いただけます。
ご都合が未定の日は△でお知らせいただければ、こちらで調整いたします。
https://www.nomiraku.com/e/xxxxxxxx
催促は2回までにします。
3回以上送ると関係がぎくしゃくするので、2回目で「回答がなければこう扱う」を伝えて締めます。
期限後
「未回答は参加扱い」と宣言していたなら、その通りに参加として数えます。
ルールを曲げると、次回から宣言の効力がなくなります。
「〇日に確定しました。変更がある方は〇日までにURLから更新してください」と送ります。
未回答だった人は、ここで初めて自分の扱いに気づいて動きます。
○だけで予約すると、△の人が来たときに席が足りません。
○と△と未回答を合計した人数で仮押さえし、前日に確定人数へ調整します。
候補が多すぎた、期限が遠すぎた、URLが流れた、のどれかであることがほとんどです。
1回に1つずつ直していくと、3回目の幹事のころには催促がほぼ不要になります。
ツールで解決できること
FAQ
2回までをおすすめします。1回目は期限前日に「まだ伺えていなかったので」と柔らかく、2回目は期限当日に「回答がなければこう扱います」と締めます。3回以上送ると関係がぎくしゃくし、次回以降の協力も得にくくなります。
おすすめしません。すでに答えた人にとっては催促され損になり、次回から協力してもらいにくくなります。未回答の人を把握して個別に送るほうが、返事も早く角も立ちません。のみらくなら管理画面で未回答者を一覧で確認できます。
直接の催促より、「〇日までにご都合を伺えますと幸いです」と期限を添えた依頼を1回だけ送るのが安全です。それでも返事がなければ、秘書や近い席の同僚経由で聞くか、上司の空き日を先に確認してから候補日を出し直す方法があります。
最初の依頼で「未回答は参加扱い」と宣言していれば、幹事の責任にはなりません。お店の予約は前日に確定人数へ調整し、キャンセル料が発生する場合の扱いも依頼文か確定連絡に書いておくと、当日のトラブルを防げます。
候補日を3〜5個に絞る、○△×で答えられるようにする、3日後を期限にして日付と曜日を書く、決定ルールを宣言する、回答をURLで受ける、の5つを見直してください。多くの場合は候補の多さと期限のなさが原因です。