こんにちは、タクミです。去年、会社の花見幹事をやったんですが、見事に雨に降られました。 しかも代替プランを用意していなくて、25人の参加者を路頭に迷わせるという大失態。 あの反省を活かして、今年はリベンジのつもりで準備を徹底したら、 “過去最高の花見だった”と言ってもらえたんです。
この記事では、僕の失敗と成功の両方を踏まえて、 お花見幹事が本当に必要な持ち物・段取り・雨天対策をまとめました。幹事の基本と大人数のコツも 合わせてどうぞ。
去年の4月第1週、目黒川沿いでの花見を企画しました。 総勢25人。場所取り担当を2人お願いして、朝7時から場所をキープ。 オードブルもビールもばっちり手配済み。完璧なはずでした。
ところが当日の午前11時、ぽつぽつと雨が。天気予報では“曇りのち晴れ”だったのに、 12時には本降りです。慌てて近くの居酒屋を探しましたが、土曜のランチ時。 25人が入れる店なんて、飛び込みで見つかるはずもありません。
結局、10人ずつ別の店に分散して、残りの5人は“もう帰る”と。 買っておいたオードブルは食べきれず、場所取り組の2人には寒い思いだけさせてしまった。 あの日のことを思い出すと今でも胃がキュッとなります。
この失敗で学んだのは、花見の幹事は“晴れた場合”と“降った場合”の両方のシナリオを同時に準備しないとダメということ。 以下、今年のリベンジで実際にやったことを全部書きます。
桜は満開からだいたい1週間で散り始めます。 “来週でいいか”と先延ばしにすると葉桜、という悲しい事態に。 地域ごとの開花目安を押さえて、候補日を早めに出しましょう。
僕は今年、満開予想日の前後3日を含む5日間を候補に出して、日程調整を3日間で締め切りました。 週末を1つ含めておくと参加率がぐっと上がります。
去年は“なんとかなるだろう”で臨んだ結果、 ウェットティッシュもゴミ袋も足りなくて悲惨でした。 今年は事前に全部リストアップして、担当を振り分けました。
お花見は居酒屋と違って会場費がかからない分、食べ物と消耗品の費用配分がカギになります。 今年25人で実施したときの実績ベースでまとめました。
コンビニ調達＋持ち寄りでOK。シート1枚で収まる規模
デパ地下オードブル＋飲み物まとめ買い。シート2枚は必要
ケータリング手配がラク。備品代を含めても居酒屋より安い
今年は1人2,500円で集めて、少し余った分は二次会の足しにしました。飲み会の予算管理の記事で 会費の集め方のコツも紹介しています。
去年の失敗はまさにここ。“雨が降ったら近くの店に入ればいいや”は幻想です。 土日の花見シーズン、飛び込みで20人以上入れる店は見つかりません。
今年は晴れてくれたのでプランBは発動しませんでした。 でも“雨でも大丈夫だよ”と事前に伝えておいたことで、 参加者に安心感を持ってもらえたのは大きかったです。 仮予約の居酒屋には前日に丁寧にキャンセルの連絡を入れました。
今年は場所取り班・買い出し班・受付班の3チームに分けました。 去年は全部1人でやろうとして破綻したので、役割分担は本当に大事です。
去年の雨の惨劇から1年。今年は天気にも恵まれましたが、 それ以上に“準備の差”が結果を分けたと実感しています。 特に雨天プランBを予約まで済ませておいたこと、 役割を3チームに分けたこと、持ち物リストを事前に共有したこと。 この3つだけで、花見のクオリティは格段に変わりました。
幹事って大変ですけど、終わったあとに“楽しかった！”と言ってもらえると やっぱり嬉しいんですよね。春の一日を最高の思い出にするために、 この記事が少しでもお役に立てたら幸いです。
今回の25人の花見では、出欠確認・会費集金・集合場所の共有を のみらくのイベントページ1つにまとめました。 LINEだと流れてしまう情報も、1つのURLにまとまっているので “詳細どこ？”と聞かれることがなくなったのが地味に助かりました。
Webエンジニア歴10年以上。50回以上の幹事経験をきっかけに、のみらくを個人で開発・運営しています。企業の懇親会から友人同士のカジュアルな飲み会まで、さまざまなシーンで培った実体験をもとに、幹事ノウハウを発信しています。
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